Toda empresa que quiere crecer ha tenido que enfrentarse alguna vez al reto de gestionar un evento. Quizá el lanzamiento de un nuevo producto merece ser comunicado a lo grande, la incorporación de un nuevo socio a la empresa, la apertura de una tienda nueva o el 25 aniversario de la compañía.

Un evento forma parte de las acciones de marketing que puedes desarrollar para lograr tus objetivos de captación de clientes, franquiciados, inversores, medios ganados (que los medios de comunicación hablen de tu empresa de manera gratuita), atraer talento, conseguir notoriedad o reputación…etc.

Y como sabemos que gestionar un evento tiene sus dificultades, aquí te dejamos algunas claves para organizarlo con éxito.

1- Define tu target y objetivos específicos del evento.

Toma como referencia tu plan de marketing pues contiene unos objetivos generales, estrategia y acciones a ejecutar.

Ahora bien. El evento está dirigido un público muy concreto para lograr unos objetivos más específicos.

Tener esto claro desde el principio, hará que la gestión sea más fácil.

2- Presupuesto y recursos.

Todo aquello que emprendamos requiere capital económico y humano. Esto es así siempre pues nada ocurre sin una inversión previa.

Empezar sabiendo de qué recursos dispones te ayudará a acotar el alcance de tus acciones. Por ejemplo, si quieres invertir 5000€ en un evento, sabrás que ese es el límite y podrás descartar aquellas actividades que lo sobrepasen.

Piensa también en el personal, colaboradores externos, tecnología, materiales… Todo tiene que estar perfectamente detallado y contemplado en el presupuesto.

3- Planifica absolutamente todo a nivel operativo.

Lista todas las cosas que debes tener en cuenta, por ejemplo:

¿Necesito fotógrafo? ¿Dónde voy a colocar el proyector? ¿Cuánto tiene que medir la pantalla? ¿La luz es óptima para la proyección? ¿Hay música ambiente en el recinto? ¿Nos dejan quitarla para la presentación? ¿Se escuchará bien o se van a necesitar micrófonos?

Si el evento es online, no te olvides de preparar el enlace para verlo en directo o en diferido.

4- Piensa también en los servicios complementarios que vas a ofrecer.

No sólo los recursos, equipos y materiales son importantes. Piensa en todo lo que van a necesitar los asistentes (accesos, parking, catering, aseos…) y adáptalo todo a las condiciones de tu evento particular.

Por ejemplo: ¿El catering es adecuado? Sólo puedo organizar la parada para comer en 1 hora… ¿Podremos servir el menú completo en este tiempo?

5- Comunicación y publicidad.

Este punto es clave y es donde suele haber más fallos.

Lo habitual es disponer de una base de datos para filtrarla y enviar un email de invitación a esos contactos. Cuantas más invitaciones mandes, mejor.

  • No olvides mencionar la agenda del evento y concretar lugar y hora en la convocatoria. Puede parecer un detalle obvio, pero a veces pasa desapercibido. Este punto es fundamental para que tus invitados puedan organizarse con tiempo y reserven un hueco en sus agendas.
  • Añade tus datos de contacto en la convocatoria por si hubiera algún problema y revisa todos los campos de la invitación para asegurarte de que son correctos.
  • Incluye también potenciadores de la confianza para que las personas puedan inscribirse con la mayor certeza posible. Es decir, especifica en la convocatoria que existe la posibilidad de acceder en transporte público o que hay un parking cercano.

Cuando no dispones de base de datos o simplemente quieres llegar a más personas, entonces será necesario acudir a los medios especializados (notas de prensa, publicidad…), redes sociales u otras acciones de comunicación en función del alcance que te puedas permitir o los objetivos que te hayas marcado.

Además, recuerda que el formulario de inscripción debe recoger siempre como mínimo los datos básicos del asistente (nombre, apellidos, teléfono, email y si acudirá con un acompañante).

Y, por último, envía un recordatorio del evento un día antes.

6- Solicita confirmación.

Llama a todos los interesados para confirmar su asistencia. Esto no siempre se hace y, sin embargo, es de vital importancia pues puedes pensar erróneamente que la convocatoria ha sido un éxito.

Siempre vas a encontrar personas que finalmente no puedan acudir, sobre todo cuando el evento es gratuito.

7- Revisa el aforo.

Vale. Has mandado 100 invitaciones de las cuales 80 están confirmadas. Pero la sala sólo admite 70 personas, así que tendrás que prescindir de 10 asistentes.

Si esto ocurre y tienes que descartar a alguien porque el aforo está completo, que sea por orden de inscripción. Si no lo haces así, corres el riesgo de que el interesado piense que le has discriminado teniendo en cuenta otros criterios personales y poco objetivos.

8- Ten un plan B por si algo sale mal.

Cuando algo no va como queremos, solemos decir… “cosas del directo” pero lo cierto es que los directos salen bien porque se han planificado con antelación y se ha previsto la solución a cualquier problema.

El mejor ejemplo de esto son las noticias. ¿Cuántas veces hemos visto a un presentador narrando una noticia que no se correspondía con las imágenes? ¿Cuántas veces le hemos visto dar paso a un periodista que finalmente no ha podido hablar por un fallo en la conexión? Muchas veces. Sin embargo, asumen que esto puede pasar y tienen los medios para solucionarlo ipso facto.

Pues en un evento ocurre exactamente lo mismo.

Antes del evento, hazte preguntas del tipo: ¿Necesito wifi? (si lo necesito, tengo que llevar un USB de backup por si acaso) ¿Tengo un alargador por si los cables no llegan y un ladrón por si necesitan enchufar varios ordenadores? ¿Tengo regalos de sobra por si alguien viene acompañado o aparecen asistentes por sorpresa?

9- Coordina de manera efectiva todas las actividades que se realizan durante el evento.

En el email de invitación ya has comunicado la agenda del evento, pero no te puedes olvidar de ella pues el día en que se celebre el evento todo tiene que salir acorde a lo planificado para evitar retrasos y esperas incómodas.

Ten a mano la lista de asistentes y sus teléfonos. Si necesitas saber quiénes son para recibirles correctamente, puede ser recomendable añadir al listado su perfil con foto.

Sé puntual y cumple con los tiempos establecidos entre cada una de las fases de la agenda. Los asistentes tienen un tiempo limitado y se sentirán engañados si no cumples con lo prometido o incluso se marcharán antes de que finalice el evento.

10- Haz seguimiento desde cerca.

La persona que se encargue de organizar el evento, ya sea un empleado o un colaborador ajeno a la empresa, tiene que estar presente el día que finalmente se ejecute.

Así podrá hacer seguimiento, ver si todo va saliendo bien y corregir desviaciones sobre la marcha.

 

Y tú, ¿te enfrentas al reto de gestionar un evento?