Si eres una persona inquieta seguro que intentas abarcar una carga de trabajo mayor en tu empresa o buscas otro trabajo complementario durante los fines de semana. O igual trabajas a jornada completa y además tienes ciertas aficiones que desarrollas en tu tiempo de ocio.
Sin embargo, a veces sientes estrés porque todo lo que quieres hacer te consume y te produce cansancio.
Porque… ¡la cosa no termina ahí! Desempeñar los quehaceres diarios y rutinarios en casa también requieren tu tiempo.
O puede que no tengas estas inquietudes, pero tampoco llegas a todo y no sabes por qué.
Bien pues, en este artículo te daremos algunos tips para ayudarte a salir de ese hoyo que cada vez se va haciendo más y más grande..
- Estructurar las tareas por objetivos diarios, semanales o mensuales.
- Priorizar siempre.
- Reservar el hueco en la agenda.
- Ponerte un horario cerrado y organizar tu tiempo.
- Evitar distracciones, ruidos e interrupciones.
- Ser proactivo para adelantarte a los acontecimientos.
- No procrastinar.
- Especializarte en un área concreta para evitar la multitarea.
- Invertir en la capacitación y formación de tu equipo.
- Delegar, delegar y delegar.
1. Estructurar las tareas por objetivos diarios, semanales o mensuales..
Ponerte metas es lo primero que tienes que hacer para empezar a gestionar mejor tu tiempo. Y es que, no es lo mismo tener una tarea que tener un objetivo.
Imagina que tu objetivo de hoy es hacer tres encargos, el objetivo al finalizar la semana es preparar una reunión con tu superior y la meta a conseguir a final de mes es salir de viaje.
Y de estos objetivos saldrían cada una de las tareas o acciones que te acercan a conseguir esas metas.
2. Priorizar siempre.
Esto es, hacer primero lo que tiene una fecha de entrega más temprana. Imagina que para cumplir tu objetivo semanal (que era… preparar una reunión con tu superior) tienes que hacer varias tareas, por ejemplo, preparar tu argumentación sobre los temas que quieres trasmitirle, sacar informes de ventas y reservar una sala o espacio para poder reuniros.
Bien pues, piensa si alguna de esas tareas es bloqueante y esas son las que debes hacer primero. En este caso sería conseguir un espacio para reuniros, pues probablemente si no es posible por falta de disponibilidad, te verás obligado a mirar otras opciones para poder hacer la reunión o incluso posponerla.
3. Reservar el hueco en la agenda.
El hecho de escribir las tareas nos ayuda no sólo a recordar fácilmente aquellas cosas que queremos hacer, sino que además parece que nos comprometemos más con ellas.
Parece una tontería, pero no lo es.
Además, si por ejemplo te has propuesto hacer 4 tareas en un mismo día, tenerlas agendadas te permitiría asignarle a cada una el tiempo necesario para que esté terminada antes de que finalice la jornada.
4. Ponerte un horario cerrado y organizar tu tiempo.
El trabajo siempre va a estar ahí. O, en otras palabras, por mucho que hoy trabajes 12 horas, mañana vas a seguir teniendo cosas que hacer. Asumir esto es fundamental para organizar tu tiempo, pues tendrás que abrirle un hueco también a tu vida personal.
Descansar, hacer ejercicio, reunirte con tus amigos o dedicarle tiempo a tus hobbies, te enriquecerá a nivel personal y ese bienestar lo trasladarás al ámbito profesional y, en definitiva, harás mejor tu trabajo.
Por este motivo no es aconsejable trabajar tantas horas seguidas. Más bien al contrario, pues así conseguiremos el equilibrio perfecto entre vida personal y laboral.
5. Evitar distracciones, ruidos e interrupciones.
El tiempo es un recurso muy limitado. Cómo lo aproveches, definirá la trayectoria de tu negocio.
Trabajar en silencio, sin música e intentando no interactuar en exceso con tus compañeros es fundamental para ser más productivo porque estarás más concentrado y orientado a terminar esas tareas que te harán estar más cerca de tus objetivos.
6. Ser proactivo para adelantarte a los acontecimientos.
No lo dejes todo para el último momento, es mejor planificar previamente aquellas tareas que sabes o intuyes que pueden ocurrir.
Por ejemplo, si sabes que hoy a las 21h tienes que hacer el arqueo de caja para cerrar la tienda, no empieces la tarea 5 minutos antes del cierre. Déjalo preparado antes por si surge algún imprevisto, ya que puede entrar un cliente en la tienda a última hora que exija tu atención y por tanto esa tarea se vería afectada retrasando la hora de cierre.
7. No procrastinar. .
No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. A veces pensamos que tenemos tiempo de sobra y nos permitimos el lujo de posponer aquello que no es urgente.
Y claro… así las cosas se quedan sin hacer pues igual mañana acontece algo que no esperabas.
Si tienes tiempo hoy, es mejor realizar la tarea, aunque la fecha prevista para hacerla sea la semana que viene. Así consigues tacharla de la lista y tener un margen para posibles imprevistos de la semana próxima.
8. Especializarte en un área concreta para evitar la multitarea.
Cuando hacemos de todo, podemos tener la falsa creencia de que somos importantes, nos sentimos imprescindibles en nuestro puesto de trabajo e incluso parece que controlamos varios frentes o áreas de negocio.
Pero nada más lejos de la realidad.
Cuando abarcamos demasiado, el trabajo se dispersa. Sin embargo, cuando hacemos siempre un mismo grupo de tareas, llegamos a dominarlas, lo que conlleva que las hagamos más rápido. Es lo que se conoce como “la curva de experiencia” pues tu productividad aumenta de manera exponencial.
Y, además, el tiempo que ganas, lo puedes invertir en otras tareas o desarrollar aún más (investigar mejoras o nuevas oportunidades) el área funcional en la que te has especializado.
9. Invertir en la capacitación y formación de tu equipo.
Si las personas a tu cargo no saben lo que tienen que hacer, te verás obligado a estar constantemente pendiente de la calidad de su trabajo, explicando sobre la marcha las instrucciones de cada tarea y corrigiendo lo que han hecho mal. Y esto, como puedes imaginar, estará consumiendo todo tu tiempo.
Por no hablar de que así lo único que conseguirás es desaprovechar el potencial de tu equipo, su conocimiento, su esfuerzo y, por tanto, el rendimiento de la empresa será más que mejorable.
Mejor, piensa en la formación continua como una inversión que os enriquecerá a todos y hará crecer tu negocio.
10. Delegar, delegar y delegar.
Hacer las cosas tú mismo acarrea un coste de oportunidad brutal porque dejas de atender otras áreas clave de la empresa.
No puedes seguir siendo la persona que lo hace todo. Debes otorgar autoridad y autonomía para empoderar a tu equipo y que sea autosuficiente.
Márcales los objetivos y déjales espacio para ejecutar las tareas a su manera. Porque puede haber varios caminos para llegar a un mismo destino.
Si es necesario, aplica técnicas de coaching para que resuelvan ellos mismos las incidencias. Por ejemplo, hacer preguntas sobre situaciones pasadas a las que ya se ha enfrentado para que la persona reflexione sobre el problema y encuentre él mismo la solución.
Aplicando estos consejos, ¡obtendrás mejores resultados!
¿Nos lo cuentas?