Todos hemos asistido alguna vez a reuniones que no tenían mucho sentido. En ocasiones no estaba bien organizada, el tema no tenía nada que ver conmigo o el mensaje se podía haber transmitido de otra forma.
Como colaborador, te invade una sensación de indiferencia que te desmotiva y te aleja de la postura que está adoptando tu superior en la reunión. Tarcila Shinno lo ha representado a la perfección en este gráfico:
Y es que… No hay nada peor que perder el tiempo pues el coste de oportunidad es irrecuperable y la productividad se resiente.
Para que esto no ocurra, te invitamos a reflexionar sobre este tema y te damos unos sencillos tips con el doble objetivo de ayudarte a mejorar la comunicación con tu equipo y ser mejor líder.
1- Analiza si la reunión es realmente necesaria.
¿El tema es tan importante? ¿Podría resolverlo sin necesidad de convocar una reunión? ¿Qué motivo tengo para finalmente hacerla?
Hazte estas preguntas antes de empezar el proceso de convocatoria pues quizá sería más apropiado y cómodo enviar un email o reunirte de manera informal con la persona implicada.
Pero ¡ojo! No debemos usar el email para todo. Si el tema es relevante, debe hacerse una reunión para darle la importancia que se merece.
2- Define el objetivo, prepara el orden del día y comunícalo por adelantado.
A nadie le gusta asistir a una charla sin saber de antemano cuál es su finalidad o en qué consiste. Para evitarlo, lo primero de todo es tener claro qué quieres conseguir y planificar el contenido de tu ponencia.
Una vez tengas esto desarrollado, comunícalo junto con el día y la hora de la cita.
Y es que… si quieres conseguir la máxima atención de tu equipo, debes crear antes expectación e interés.
3- Elimina cualquier obstáculo.
Cuanto más grande sea el equipo, la probabilidad de que haya algún impedimento o surjan imprevistos será mayor. Asúmelo desde el principio y facilita la interacción proponiendo soluciones de manera proactiva.
Por ejemplo, para los que no puedan asistir, prepara el acceso en remoto vía digital o telefónica.
Además, plantéate si es necesario que estén todos presentes en tiempo real o si, por el contrario, podrían ver el contenido de la reunión en diferido.
4- Elige el espacio adecuado.
Lo ideal es reservar un recinto lo más aislado posible para evitar ruidos o distracciones y crear un entorno agradable, acogedor y con todas las comodidades al alcance de todos.
Pero esto no siempre es así. Quizá sea la mejor atmósfera para una charla formal o un evento relevante, pero quedará demasiado recargado si lo que buscas es una reunión rápida y ligera.
Debes ser flexible, analizar el contexto particular y hacerla en “el pasillo” cuando se trata de un tema más informal o en una sala con sillas altas para trasmitir esa agilidad que buscas.
5- Sé puntual y lo más breve posible.
Esa estrategia de hacer esperar a los demás para generar expectación, hace tiempo que se quedó desfasada.
Si has prometido que el acontecimiento empezará a una hora concreta, cúmplelo. A nadie le gusta esperar y se lo tomarán como una falta de respeto si el retraso no está justificado.
Lo mismo ocurre con la longitud del contenido. Si te extiendes en tu intervención, que sea porque estás explicando algo en detalle y no por el simple capricho de querer alargarla para sentirte importante o querer que las personas permanezcan más tiempo en el trabajo.
6- Lidera la reunión desde el ejemplo.
Si estás transmitiendo algo importante, sé tú el primero en darle la entonación y empuje adecuados.
El lenguaje no verbal habla más que tus palabras. Si no hay pasión o no estás realmente convencido sobre lo que estás diciendo, tu equipo lo notará.
Por tanto, trabaja la parte no racional de tu discurso para manejar tus gestos y tu lenguaje corporal de manera correcta.
7- Utiliza contenido audiovisual y genera emociones.
Intenta complementar tu intervención con videos o imágenes ilustrativas para romper con la monotonía.
A veces una simple foto de ese gran cliente que visitaste hace una semana, una imagen de las instalaciones o del equipo al completo, es más fuerte que cualquier hecho o palabra.
Por este motivo, debes tener en cuenta también el factor emocional en tu discurso.
8- Cumple con el orden del día para evitar desviaciones.
Cada persona es un mundo y te vas a encontrar todo tipo de perfiles. El hablador te querrá interrumpir constantemente. El incrédulo cuestionará tus comentarios. El popular querrá robarte protagonismo…
Cuando esto ocurra, cíñete al orden del día y modera la reunión para avanzar. Es de vital importancia no entrar al trapo ante según qué comentarios, irse por las ramas o meterse en jardines que no vienen a cuento.
Si es necesario, recuérdales que hay un turno de comentarios y preguntas tras finalizar tu exposición. Así conseguirás avanzar rápidamente y llevarás el timón del barco en todo momento.
9- Conclusiones y resolución de dudas.
Ahora sí. Es el momento de escuchar a tu equipo porque… Esto no es un monologo. Sé humilde, pide feedback y haz un repaso del contenido para sacar las principales conclusiones.
Aprovecha este momento para darles unas pinceladas sobre próximos hitos a seguir tras la reunión y objetivos individuales si es necesario.
10- La reunión ha terminado, pero no su alcance.
Entrega por escrito un resumen de la reunión y esos nuevos objetivos (ahora más detallados) para tratar en la siguiente reunión. De esta forma las reuniones posteriores quedarán enlazadas unas con otras y te resultará más fácil hacer seguimiento.
Como ves, es cuestión de poner en marcha un método y llevar cierto orden para que tu equipo te preste atención, participe y decida seguirte.
Mejor así, ¿no crees? Cuéntanos tu experiencia… ¡Estaremos encantados de ayudarte!