Todos hemos asistido alguna vez a reuniones que no tenían mucho sentido. En ocasiones no estaba bien organizada, el tema no tenía nada que ver conmigo o el mensaje se podía haber transmitido de otra forma.

Como colaborador, te invade una sensación de indiferencia que te desmotiva y te aleja de la postura que está adoptando tu superior en la reunión. Tarcila Shinno lo ha representado a la perfección en este gráfico:

Y es que… No hay nada peor que perder el tiempo pues el coste de oportunidad es irrecuperable y la productividad se resiente.

Para que esto no ocurra, te invitamos a reflexionar sobre este tema y te damos unos sencillos tips con el doble objetivo de ayudarte a mejorar la comunicación con tu equipo y ser mejor líder.

1- Analiza si la reunión es realmente necesaria.

¿El tema es tan importante? ¿Podría resolverlo sin necesidad de convocar una reunión? ¿Qué motivo tengo para finalmente hacerla?

Hazte estas preguntas antes de empezar el proceso de convocatoria pues quizá sería más apropiado y cómodo enviar un email o reunirte de manera informal con la persona implicada.
Pero ¡ojo! No debemos usar el email para todo. Si el tema es relevante, debe hacerse una reunión para darle la importancia que se merece.

2- Define el objetivo, prepara el orden del día y comunícalo por adelantado.

A nadie le gusta asistir a una charla sin saber de antemano cuál es su finalidad o en qué consiste. Para evitarlo, lo primero de todo es tener claro qué quieres conseguir y planificar el contenido de tu ponencia.

Una vez tengas esto desarrollado, comunícalo junto con el día y la hora de la cita.
Y es que… si quieres conseguir la máxima atención de tu equipo, debes crear antes expectación e interés.

3- Elimina cualquier obstáculo.

Cuanto más grande sea el equipo, la probabilidad de que haya algún impedimento o surjan imprevistos será mayor. Asúmelo desde el principio y facilita la interacción proponiendo soluciones de manera proactiva.

Por ejemplo, para los que no puedan asistir, prepara el acceso en remoto vía digital o telefónica.

Además, plantéate si es necesario que estén todos presentes en tiempo real o si, por el contrario, podrían ver el contenido de la reunión en diferido.

4- Elige el espacio adecuado.

Lo ideal es reservar un recinto lo más aislado posible para evitar ruidos o distracciones y crear un entorno agradable, acogedor y con todas las comodidades al alcance de todos.
Pero esto no siempre es así. Quizá sea la mejor atmósfera para una charla formal o un evento relevante, pero quedará demasiado recargado si lo que buscas es una reunión rápida y ligera.

Debes ser flexible, analizar el contexto particular y hacerla en “el pasillo” cuando se trata de un tema más informal o en una sala con sillas altas para trasmitir esa agilidad que buscas.

5- Sé puntual y lo más breve posible.

Esa estrategia de hacer esperar a los demás para generar expectación, hace tiempo que se quedó desfasada.

Si has prometido que el acontecimiento empezará a una hora concreta, cúmplelo. A nadie le gusta esperar y se lo tomarán como una falta de respeto si el retraso no está justificado.
Lo mismo ocurre con la longitud del contenido. Si te extiendes en tu intervención, que sea porque estás explicando algo en detalle y no por el simple capricho de querer alargarla para sentirte importante o querer que las personas permanezcan más tiempo en el trabajo.

6- Lidera la reunión desde el ejemplo.

Si estás transmitiendo algo importante, sé tú el primero en darle la entonación y empuje adecuados.

El lenguaje no verbal habla más que tus palabras. Si no hay pasión o no estás realmente convencido sobre lo que estás diciendo, tu equipo lo notará.

Por tanto, trabaja la parte no racional de tu discurso para manejar tus gestos y tu lenguaje corporal de manera correcta.

7- Utiliza contenido audiovisual y genera emociones.

Intenta complementar tu intervención con videos o imágenes ilustrativas para romper con la monotonía.

A veces una simple foto de ese gran cliente que visitaste hace una semana, una imagen de las instalaciones o del equipo al completo, es más fuerte que cualquier hecho o palabra.
Por este motivo, debes tener en cuenta también el factor emocional en tu discurso.

8- Cumple con el orden del día para evitar desviaciones.

Cada persona es un mundo y te vas a encontrar todo tipo de perfiles. El hablador te querrá interrumpir constantemente. El incrédulo cuestionará tus comentarios. El popular querrá robarte protagonismo…

Cuando esto ocurra, cíñete al orden del día y modera la reunión para avanzar. Es de vital importancia no entrar al trapo ante según qué comentarios, irse por las ramas o meterse en jardines que no vienen a cuento.

Si es necesario, recuérdales que hay un turno de comentarios y preguntas tras finalizar tu exposición. Así conseguirás avanzar rápidamente y llevarás el timón del barco en todo momento.

9- Conclusiones y resolución de dudas.

Ahora sí. Es el momento de escuchar a tu equipo porque… Esto no es un monologo. Sé humilde, pide feedback y haz un repaso del contenido para sacar las principales conclusiones.
Aprovecha este momento para darles unas pinceladas sobre próximos hitos a seguir tras la reunión y objetivos individuales si es necesario.

10- La reunión ha terminado, pero no su alcance.

Entrega por escrito un resumen de la reunión y esos nuevos objetivos (ahora más detallados) para tratar en la siguiente reunión. De esta forma las reuniones posteriores quedarán enlazadas unas con otras y te resultará más fácil hacer seguimiento.

Como ves, es cuestión de poner en marcha un método y llevar cierto orden para que tu equipo te preste atención, participe y decida seguirte.

Mejor así, ¿no crees? Cuéntanos tu experiencia… ¡Estaremos encantados de ayudarte!

La mayoría de los conflictos suceden por malentendidos. Por regla general, lo normal es trabajar con personas que van a actuar de buena fe, que persiguen tus mismos intereses y que buscan un buen ambiente de trabajo.

Sin embargo, debes tener en cuenta que cada persona es diferente y cada uno tiene sus creencias, su personalidad y su actitud. Algunos serán más alegres, otros reservados, otros más dicharacheros… Y no solo eso, el estado de ánimo también fluctúa.

Cada persona es un mundo y cómo líder debes identificar las fricciones que vayan surgiendo entre los integrantes de tu equipo, así como también debes asumir que tu forma de relacionarte no va a gustar a todos por igual. Por eso, en ocasiones surgirán conflictos que deberás gestionar adecuadamente.

Por tanto, para que esa interacción sea lo más fructífera y llevadera posible, aquí te damos algunas recomendaciones:

1- Define el problema.

¿Qué es lo que no está funcionando? Formula esta pregunta y escucha las respuestas de las personas implicadas. De esta forma estarás entendiendo mejor el porqué y estarás poniéndote en contexto.

2- Identifica la raíz del problema.

¿Por qué ha ocurrido? Analizar las causas te permitirá saber si solo es cuestión de resolver una interpretación errónea o se trata de algo más profundo y complejo.

3- Define el grado de importancia y si es crítico, resuélvelo cuanto antes.

No hacer nada, no es una opción. Siempre debes intervenir, de lo contrario el problema irá minando cada vez más a la persona implicada, después trasladará su malestar al equipo y finalmente afectará a la empresa porque bajará la productividad.

No obstante, hay momentos en los que es conveniente resolverlo en mismo instante en el que ocurre, por ejemplo, cuando se desacredita tu trabajo delante del equipo. En este caso, tendrás que defenderte ipso facto para atajar el problema cuanto antes.

4- Si no es crítico, evita resolverlo en caliente.

Actuar en el momento en que ocurre puede resultar violento porque posiblemente nos invada una ira irracional que nos lleve a hablar con malas formas y no nos deje expresar lo que realmente queremos decir.

Por eso, en la mayoría de los casos, lo mejor es dejar pasar al menos un día con el objetivo de tratarlo a la jornada siguiente y darle un enfoque más constructivo.

5- Planifica lo que vas a decir e intenta no improvisar.

Ya que has decidido tratar el conflicto mañana, aprovecha para ordenar tus ideas. Escríbelas si hace falta para que no se quede nada en el tintero.

Esto es muy inteligente porque te permite reflexionar primero para después plasmarlo sobre el papel y hacer un listado (de pros y contras, ventajas e inconvenientes…) o recopilar datos que sustenten tu argumentación.

6- Háblalo cara a cara.

En ocasiones queremos resolver el problema, pero nos da miedo la reacción de la otra persona y decidimos decírselo por email para ocultarnos tras la pantalla del ordenador.

Esta es una forma fácil de actuar, pero denota falta de compromiso y marca una distancia que no queremos tener con la otra persona.

Hablando se entiende la gente. Recuerda que trabajáis juntos, os veis todos los días y por eso debéis acercar vuestras posturas en una reunión formal o bien con una simple charla en el pasillo.

7- Adopta una postura integradora, correcta y asertiva.

A nadie le gusta discutir ni utilizar un tono hostil. Hay técnicas que te ayudarán a no estar tenso, como por ejemplo imaginar que estás en tu lugar de relax habitual (la playa, por ejemplo) o pensar en una persona que sea un modelo a seguir para ti en cuanto a templanza y firmeza en este tipo de situaciones.

Empatiza con la otra persona y trata de escucharle para entender su punto de vista. Toma notas si es necesario para que sienta que se tiene en cuenta su opinión sobre el tema y vea que te tomas en serio su opinión.

8- Resuélvelo con la persona afectada, no metas a más personas en la ecuación.

A veces es muy cómodo contarle a otros el problema que has tenido con una persona en concreto. Quizá busque desahogarse con sus compañeros o incluso quiera contarte a ti (el jefe) el problema para culpabilizar a esa persona aprovechando que no se puede defender.

Es un recurso muy fácil y comúnmente utilizado. Si tú como líder detectas este comportamiento, no lo permitas. Al contrario, fomenta que hablen las personas en cuestión evitando el juicio de terceros.

9- Separa a la persona del comportamiento, no lo tomes como algo personal.

El problema es la reacción que está teniendo esa persona, no la persona per se. Es decir, si usas palabras que juzgan a la persona (eres demasiado perfeccionista, no escuchas, eres egoísta…), tu colaborador se sentirá atacado y se pondrá a la defensiva.

En vez de eso, juzga el hecho (no es necesario dejarlo perfecto, debe prevalecer la comunicación entre vosotros, tenemos que trabajar en equipo…) para llegar a un entendimiento.

10- Busca las alternativas que puedan solucionar el problema y elige la opción que más os favorezca a todos.

Debes pensar en lo que es bueno para el grupo y anteponerlo a cualquier interés particular e individual.

Siempre tenemos más cercanía y afinidad con unas personas que con otras. Pero como líder, no debes dejarte llevar por tus sentimientos ni aplicar ningún tipo de favoritismo. Ser imparcial te llevará a dar con la solución más acertada.

Como ves, la resolución de conflictos no es una tarea fácil. Para que sea efectiva, aplica tus dotes de liderazgo y una buena dosis de inteligencia emocional. Ya verás como conseguirás dominarla con paciencia y práctica.

Y tú, ¿nos cuentas cómo resuelves este tipo de fricciones en tu empresa?

Si hay algo de lo que pueda presumir un empresario de óptica hoy día, es de las grandes oportunidades que tiene frente a sí de hacer algo diferente. La diferenciación es lo que ha permitido a las empresas más reconocidas en cualquier sector, encontrar esa posición destacada en su mercado y ganarse el reconocimiento y la confianza de los consumidores.

La diferenciación requiere convencimiento, determinación, atrevimiento y constancia, y por encima de todas ellas, confianza. Estas cualidades no son fáciles de encontrar particularmente en esta explosiva combinación, sin embargo están presentes en la mayor parte de los empresarios, esperando incorporarse a la fórmula magistral que funcionará a favor de sus objetivos de negocio.

Para llegar a combinar apropiadamente todos esos ingredientes, que conducen al éxito, dentro de una organización, es, en muchas ocasiones, muy útil el apoyo en un proceso de coaching, a través del cual abordar un cambio de cultura de empresa, de modelos de comunicación y colaboración, y acompañar esa transformación con un empoderamiento de las personas, motivando su compromiso y una nueva actitud más proactiva y más enriquecedora.

El coaching es una poderosa herramienta en la mejora continua de las personas, los equipos y las empresas, y particularmente en los momentos de cambio, ampliamente implementada en Estados Unidos desde hace años, y a la que cada vez más empresas están recurriendo en nuestro país para sus procesos de transformación.

“El coaching ayuda a desarrollar la capacidad para motivar y comprometer a los equipos”
– Lourdes Fernández de la Riva, Directora de RRHH de CORREOS.