A veces no nos damos cuenta, pero hacer ciertas tareas de una determinada manera acarrea una pérdida de tiempo descomunal, lo que conlleva que nuestros clientes tengan que esperar más durante el proceso de venta y eso a su vez hace que se formen colas o esperas innecesarias.
Además, esa pérdida de tiempo también influye negativamente en ti como gestor pues ese tiempo tan valioso dejas de emplearlo en otras tareas que harían crecer tu negocio.
Y, por supuesto, también repercute en tus beneficios. Todo está conectado. Si los clientes tienen que esperar demasiado, se sentirán insatisfechos y preferirán irse a la competencia y, por tanto, a largo plazo repercutirá en los resultados.
Aunque seamos un negocio pequeño, nuestros clientes lo notan. Saben que algo no funciona cuando compran en tu establecimiento y tarde o temprano dejarán de consumir tus productos o servicios.
Por eso es tan importante optimizar aquellos procesos que te ayudan a realizar el trabajo de manera más eficiente.
¿Cómo sé si tengo que mejorar algo internamente?
Observando qué ocurre en tu negocio. Tener una mentalidad analítica y orientada a la mejora continua, te ayudará en el camino.
Hay indicadores que te dirán cuándo invertir en la optimización de procesos. Por ejemplo:
Si para realizar una gestión sencilla (como entregarle una factura al cliente), éste tiene que esperar demasiado, puede ser debido a que es demasiado enrevesada o poco ágil.
Si el cliente tiene que esperar demasiado para ser atendido, puede significar que no está bien dimensionada la carga de trabajo por empleado o que la empresa está justa de personal.
Si recibes muchas llamadas de clientes que te preguntan siempre lo mismo, puede indicar que debes detallar más la información que aparece en tu web o poner un bloque de preguntas frecuentes.
Si los clientes se quejan continuamente, esto nos puede indicar que la empresa no está orientada al cliente, es inflexible ante sus peticiones o no se adapta a sus necesidades.
Como ves, si analizas tu negocio con el objetivo de mejorar aquello que está mal o aquello que se puede optimizar, surgirán nuevas formas de hacer las cosas o encontrarás una manera más ágil, amena y óptima para todos.
¿De qué ventajas disfrutaremos al optimizar nuestros procesos internos?
Recogeremos en función de lo que sembremos pues toda apuesta por ganar en tiempo y por mejorar la experiencia de nuestros clientes (externos e internos), dará los frutos deseados.
- Huir del caos y perseguir el orden
- Pensar en el largo plazo.
- Reducir el plazo de entrega de tus productos.
- Escalar tu negocio y crecer
- EReducir costes por error humano
- Mejorar el ambiente de trabajo
- Reducir la rotación de personal
- Captar más clientes
- Conectar mejor con mis actuales clientes y fidelizarles
- Ofrecer valor de manera diferente
1. Huir del caos y perseguir el orden.
Cuanto más abierto sea el proceso, mayor cabida para el desorden. Es decir, cuantas más personas intervengan en realizar una misma terea, mayor es la probabilidad de que surjan incidencias. Por eso es tan importante evitar que todos hagan de todo.
De hecho, éste es uno de los mayores errores que observamos en las pymes: su tendencia a la multitarea. Es decir, se busca personal polivalente, que sepa hacer de todo, que sea excelente tanto para ventas como para operaciones. Y esto, no sólo es muy difícil de conseguir, sino que además es totalmente ineficiente.
En lugar de eso, busca personal que cubra un hueco específico en tu empresa y déjale trabajar en un grupo de tareas concretas. Así conseguirá dominarlas para hacerlas más rápido y ganará en tiempo.
2. Pensar en el largo plazo.
Este punto está directamente conectado con el anterior pues cuando dominas tu trabajo y lo haces en menos tiempo, puedes absorber más carga de trabajo o invertir ese tiempo en desarrollar aún más esa área funcional en la que te has especializado.
Esto se traduce en que puedes invertir ese tiempo que has ganado en otras tareas que te hagan crecer o fijar objetivos que tengan que ver con el largo plazo.
No debes dejar que el corto plazo consuma todo tu tiempo. Al contrario. Debemos buscar un equilibrio entre las tareas más urgentes o cotidianas del negocio y todo aquello que queramos conseguir para el mañana o dónde queramos estar de aquí a unos años.
3.Reducir el plazo de entrega de tus productos.
Supongamos que no les pides una señal a tus clientes cuando te compran un producto de encargo. Y, cuando lo recibes de tu proveedor, has observado que pasan semanas desde que avisas al cliente hasta que finalmente viene a recogerlo.
Pero… ¿y si pidieras una señal de la mitad del importe justo en el momento en el que el cliente hace el pedido? Así es más probable que quiera recoger su producto cuanto antes. Habiendo dejado una señal, estará más comprometido con la recogida y reducirás considerablemente el tiempo en recibir el ingreso por la venta.
4. Reducir costes por error humano.
Tener un ERP evitará que hagas las tareas manualmente y también facilitará cualquier gestión con el cliente y todas tus tareas administrativas. Las existencias, tu contabilidad o los pedidos al proveedor… todo estará mejor controlado.
Podrás sacar estadísticas de ventas que te dirán, por ejemplo, qué producto vendes más, quién de tus colaboradores es el mejor vendedor, qué unidades tienes que reponer…
Y, en definitiva, estarás usando un sistema que te permite ser más inteligente y tomar mejores decisiones. Por ejemplo, saber cuál es tu Core Business para centrarte en aquellos productos que más valor aportan a la empresa.
5. Reducir costes por error humano.
Cuantas más manos aparezcan en el proceso de venta, más equivocaciones habrá.
Esto se corrige cuando eliminamos intermediaros. Por ejemplo, si el cliente compra algún producto de manera online, evitamos el contacto humano y reducimos la posibilidad de error.
Además, invertir en la digitalización de un proceso, te puede ayudar a desatascar un área funcional de tu empresa, un proceso o incluso una tarea concreta para hacerla menos enrevesada y más directa.
6. Mejorar el ambiente de trabajo.
Cuando observas empresas en las que se respira una atmósfera de coordinación, no hay gritos, surge el compañerismo de manera espontánea, hay comunicación en el equipo, no hay estrés… Son señales que te están diciendo que vas por el buen camino.
Y cuando esto ocurre, entonces fluyen las ideas para mejorar, hay confianza, hay diversión y, en definitiva, es como estar en casa. Te encuentras cómodo como trabajador para aportar todo tu conocimiento y saber hacer para que la empresa crezca. De ahí la importancia de que tú, como líder, fomentes este espíritu colaborativo dentro de tu empresa.
7. Reducir la rotación de personal.
Del punto anterior se desprende el compromiso y la motivación que todo trabajador adquiere cuando está a gusto en una empresa. Sólo así conseguiremos reducir la probabilidad de que nuestros trabajadores se vayan.
Has empleado muchos recursos para contratarles y formarles y no te puedes permitir el lujo de que todo ese talento te abandone. Al contrario. Apuesta por fidelizarles con el objetivo de que no tengan razones para marcharse.
8. Captar más clientes.
Toda gestión eficiente se traduce en más ventas porque los clientes satisfechos hablan de ti y recomiendan tus productos a familiares, conocidos, amigos o incluso desconocidos si dejan una buena reseña de tu empresa en Google.
Cuando algo funciona se nota, por eso tus clientes y empleados serán los mejores embajadores de tu empresa y te ayudarán a aumentar tu clientela habitual.
9. Conectar mejor con mis actuales clientes y fidelizarles.
Todo lo anterior conlleva que disminuyan las devoluciones, los tiempos de espera, las colas y en definitiva la pérdida progresiva de clientes que prefieren irse con la competencia.
Pon el foco en el cliente, en adaptarte a sus necesidades, en ofrecerle valor con tus productos, en hacerle la vida más fácil, en agradarle por encima de todo, en hacer que viva una grata experiencia… Así, el cliente te devolverá el favor comprándote a ti.
10. Ofrecer valor de manera diferente.
Como ves, llevar una gestión eficiente te permitirá eliminar todos esos costes ocultos, como decíamos… costes de oportunidad, de pérdida de clientes, de devolución del producto, de rotación de personal, costes por error humano, etc.
En definitiva, tener una actitud de mejora continua hará que siempre estés buscando la mejor forma de optimizar tu propio beneficio, de involucrar a tus trabajadores con la buena marcha del negocio y de ofrecer valor a tus clientes.